Microsoft Office Access 2010

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Pasos para crear una base de datos en access — Document Transcript

• 1. PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS<br />Para crear una base de datos abrimos un documento en Access, le damos clic en documento en blanco.<br />Le asignamos un nombre a nuestra base de datos y le damos clic en CREAR.<br />Damos clic derecho en tabla y le damos guardar, le asignamos un nombre a nuestra tabla y le damos aceptar<br />Posteriormente le insertamos datos a cada campo dando clic derecho encima de agregar nuevo <br />Campó y automáticamente nos aparece otro campo para insertar los datos que deseamos. En cambio si queremos eliminar un campo, damos clic derecho sobre el campo que deseamos eliminar y nos aparece un menú y le damos clic en eliminar columna.<br />Una vez que ya hemos creado nuestra tabla y deseamos realizar otra, guardamos nuestra tabla anterior y nos vamos a crear tabla y procedemos a realizar el mismo procedimiento que con la primera para guardarla y de la misma manera insertamos los datos que deseamos a cada campo<br />Posteriormente para crear el formulario para nuestra tabla seleccionamos la tabla que deseamos y nos vamos a crear y damos clic en formulario y prácticamente nos aparece el tipo de formulario que deseamos.<br />Después le damos clic en autoformato y seleccionamos el tipo de formato que queremos aplicar y automáticamente nos aparece la aplicación a nuestra tabla.<br />Cerramos la tabla pero tenemos que guardar la aplicación que le dimos para que nos aparezca del lado izquierdo de la pantalla.<br />Procedemos de la misma manera con todas las demás tablas para aplicar autoformato, una vez realizado lo anterior, nos vamos a crear en la barra de menú y le damos clic en informe y nos aparece la información de la tabla como un Tipo reporte de todos los datos que esta contiene y así procedemos a realizar el mismo procedimiento para todas nuestras demás tablas<br />

• Crear una nueva base de datos en blanco

  Para seguir estos pasos, puede usar uno de sus propios esquemas de bases de datos.
  1. Inicie Access 2010. Se abre automáticamente en la vista Backstage.
  2. Haga clic en la pestaña Nuevo. Ya está seleccionada la plantilla Base de datos en blanco.
  3. En el lado derecho de la ficha, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva base de datos.
  4. También puede hacer clic en el icono de carpeta ubicado a la derecha del cuadro Nombre de archivo.
  Esta acción abre el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos, y puede usarlo para seleccionar otra ubicación para la base de datos.
  5. Haga clic en Descargar.
  Se abre la base de datos y muestra una tabla en blanco en la vista Hoja de datos, lista para que agregue campos.

  Agregar campos a una tabla

  Access ofrece diversos modos de agregar campos a una tabla. A continuación, se mencionan los más frecuentes.
  1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, asegúrese de que está en la ficha Campos (si no lo está, haga clic en ella).
  2. En el grupo Agregar y eliminar, abra la lista Más campos.
  3. En la parte inferior de la lista, en Inicio rápido, haga clic en Nombre. 
     
  4. Haga clic en el encabezado del campo en blanco ubicado a la derecha de los nuevos campos (las palabras Haga clic para agregar) y, a continuación, repita el paso 4 para agregar los campos Dirección y Teléfono a la tabla.
  5. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo en blanco (las palabras Haga clic para agregar) y, en la lista que aparece, seleccione Memo.
  Dicha acción establece el tipo de datos para el campo y hace que pueda escribirse en el encabezado.
  6. En el encabezado del campo, escriba Comentarios, luego haga clic fuera del encabezado para confirmar los cambios.

  Navegar en el panel de navegación

  Nota    Es preciso contar con una conexión a Internet para seguir estos pasos. Empiece descargando la base de datos de ejemplo de Northwind. Para ello, haga clic en la pestaña Nuevo y, a continuación, haga clic en Plantillas de ejemplo. Marque la base de datos como de confianza (en la barra de mensajes amarilla, haga clic en Habilitar contenido) e inicie sesión en la base de datos.
  1. El panel de navegación está cerrado en esta plantilla, por lo tanto, haga clic en la flecha doble para abrirlo.
  
  2. En el panel, haga clic en la barra Informes para expandir ese grupo.
  Observe que el grupo muestra un conjunto de accesos directos a los objetos de la base de datos. De ese modo, sabe que está viendo una categoría o un grupo personalizado.
  3. Haga clic en la barra ubicada en la parte superior del panel (dice Northwind Traders) y haga clic en Tipo de objeto. Ahora ve una lista de objetos en la base de datos.
  4. Haga clic en Formularios y, a continuación, haga clic con el botón secundario en el formulario Lista de clientes y en Vista Presentación.
  5. Haga clic en el grupo Tablas para expandirlo y, a continuación, haga doble clic en la tabla Clientes.
  6. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel y haga clic en Barra de búsqueda.
  Para que la Barra de búsqueda esté visible, repita este paso.
  7. Cuando la Barra de búsqueda esté visible, expanda todos los grupos y, en el cuadro Búsqueda, escriba lentamente cliente. Observe cómo Access filtra la lista de objetos a medida que escribe.

  Navegar por la cinta de opciones

  Pruebe realizar estos pasos con una base de datos como Northwind.
  • Abra una tabla en la vista Hoja de datos y observe qué fichas contextuales aparecen; explore dichas fichas para ver los comandos que ofrecen.
  • Abra una consulta en la vista Diseño y observe qué fichas contextuales aparecen. Explore las fichas para ver los comandos que ofrecen.
  • Abra un formulario en la vista Presentación y observe qué fichas contextuales aparecen. Explore también estas fichas.
  Pasos adicionales
  1. Con cualquier objeto de base de datos abierto y la ficha Inicio visible, presione la tecla ALT.
  Aparece una serie de Sugerencias clave.
  
  Access ofrece una sugerencia clave para cada pestaña de la cinta de opciones y una sugerencia clave para los comandos de cada ficha.
  2. Vuelva a presionar la tecla ALT y observe que las sugerencias clave desaparecen.
  3. Presione ALT+C para ir a la ficha Crear.
  Como navegó a la ficha Crear desde la ficha Inicio, Access muestra una serie de sugerencias clave para cada comando de la fichaCrear.
  4. Vuelva a presionar ALT y observe que las sugerencias clave desaparecen.
  5. Ahora, presione ALT+C y observe que las sugerencias clave para cada comando vuelven a aparecer.
  Si cierra las sugerencias clave para una ficha determinada por error, puede presionar ALT y la letra correspondiente a dicha ficha para volver a ver las sugerencias clave.
  6. Presione QD para iniciar el diseñador de consultas.
  7. Con el diseñador de consultas abierto, presione ALT+H para ir a la ficha Inicio.
  Observe cómo se deshabilitan también las sugerencias clave para comandos deshabilitados (gris).

  Publicar una base de datos web

  Empiece por descargar una de las plantillas de bases de datos web, como la plantilla Base de datos web de activos. Para ello, haga clic en la pestaña Nuevo y, a continuación, haga clic en Plantillas de ejemplo. Active la confianza para la base de datos (en la barra de mensajes amarilla, haga clic en Habilitar contenido) e inicie sesión en la base de datos.
  1. En la vista Backstage, haga clic en la pestaña Guardar y publicar.
  2. Haga clic en Publicar en Servicios de Access.
  3. Haga clic en Ejecutar Comprobador de compatibilidad.
  4. Haga clic en Sí para cerrar los objetos abiertos y permitir la ejecución del Comprobador de compatibilidad.
  Si la comprobación de compatibilidad no detecta errores, o si sólo detecta advertencias, la base de datos está lista para ser publicada.
  5. Escriba la dirección URL del servidor y un nombre para el sitio. Puede solicitar la dirección URL al administrador del sistema.
  6. Haga clic en Publicar en Servicios de Access.
  Deberá esperar que finalice el proceso de publicación y que el servidor termine de procesar el nuevo sitio.
  7. Abra el explorador, vaya al sitio, abra el formulario Activos actuales y escriba algunos datos.

  Cambiar una base de datos web y guardar los cambios en Web

  1. Abra la Base de datos web de activos en Access.
  2. Abra el formulario Principal en la vista Presentación.
  3. Haga clic con el botón secundario en la pestaña Introducción del formulario y en Eliminar; a continuación, presione CTRL+S para guardar los cambios.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage.
  5. En la ficha Información, haga clic en Sincronizar todo para escribir (guardar) los cambios en Web.